Мы выработали шаблон, который можно использовать как для управляющей компании, для ведения межпроектной команды, так и для одного проекта при наличии нестандартной системы расчёта с подрядчиками.
Постарались максимально упростить и универсализировать, но есть некоторые пункты на доработку.
- Доработать "оплату по ТД" для бухгалтеров, чтобы не пришлось самим высчитывать. Добавить расчёт НДФЛ, отчислений в ИФНС и ФСС в зависимости от дат.
- На вкладке "Начисления" соединить колонки "Аванс", "KPI" в один селектор и переписать условия.
- Упростить добавление новых колонок компаний на вкладке "Реестр", чтобы избавиться от ручного добавления чего-либо, кроме новых данных.
- Компенсации в "Реестре" пока учитываются только в колонке P. Есть некоторые баги. Исправим на неделе.
Описание по вкладкам
Сводная
Показывает общие расходы на подрядчиков/контрагентов/сотрудников. Заполняется автоматически в соответствии с другими вкладками. Вносить ничего не требуется.
- В ячейке В2 можно выбрать требуемый год.
- Фиксированная и динамическая части разделены для удобства восприятия и анализа.
- При наличии навыков работы со сводными таблицами, отображение может быть любым. Это лишь один из вариантов.
Реестр
Показывает структуру выплат. Эта вкладка служит для обмена данными с бухгалтерией. Заполняется автоматически. Вносить ничего не требуется, кроме дополнительных колонок при заведении новых компаний в "variables".
- В ячейках В1, В2 можно выбрать необходимые месяц и год.
- "К выплате" – общая сумма к выплате за текущий месяц.
- "Зарплата" – размер заработной платы без учёта налогов (в разработке).
- "Аванс" – служит напоминанием о том, что он уже был выплачен и необходимо учесть это во избежание переплат.
- "Другие выплаты" – отдельные выплаты, не касающиеся заработной платы. Выплаты подрядчикам, самозанятым, ИП.
- "Итого на руки" – показывает структуру доходов одного исполнителя. Компенсация являет собой любые доплаты или вычеты, возникающие в процессе работы. Например, подрядчик или сотрудник сам оплатил какой-то сервис, так как это было быстрее и проще и т.д.
- "Налог" – покрытие налога исполнителю. Мы часто работаем по схеме, когда покрываем налог порядчиков.
Примечание! Для того, чтобы добавить новую компанию в "Реестр", в любой из разделов, необходимо слева или справа добавить колонку, затем выделить уже существующую в этом разделе, скопировать, выделить новую, вставить. Затем добавить новую компанию в "variables" и выбрать её в новой колонке в строке с названиями компаний.
Начисления
Сюда заносятся и разделяются по типам все выплаты.
Дата –> сотрудник (можно только выбрать, чтобы не внести никого неправильного) –> сумма –> тип (Например, СЗ – самозанятый, ИП – индивидуальный предприниматель, и т.д. Типы задаются во вкладке "variables") –> компания (с какой компании осуществляется оплата) –> налог** (покрываемый) –> аванс или KPI, при необходимости.
Важно! В одной строчке может быть только одно значение суммы. То есть KPI, зарплату, выплату по договору на одного и того же исполнителя придётся внести по отдельности. Сделано это для того, чтобы избежать путаницы и ошибок с кучей сумм в одной строчке, универсализировать формулы и рассчитать разный налог в случае чего. Также, в этом разделе есть скрытая колонка G. Это "костыль" для работоспособности. В будущем уберём его, а пока – трогать не стоит.
Компенсации
Здесь задаются значения различных компенсаций. Они могут быть минусовыми и будут учтены правильно. Например, штраф или компенсация бизнесу от подрядчика.
- "Тип" компенсации задаётся в "variables"
- "Компания" – с какой компании осуществляется компенсация.
Контрагенты
На данной вкладке вносятся все сотрудники и подрядчики.
- "Функционал" – описательное поле.
- "Подразделение" – задаются в "variables".
- "Уволен" и "Дата увольнения" – проставляются вместе. Галочка и дата позволяют исключить контрагента из расчётов и отображения с даты увольнения.
- "Дата приёма", "Пол", "Комментарий" – информационные поля.
variables
Вкладка переменных. Всё, что помечено бежевым/песочным цветом – подлежит изменению. Все белые ячейки – автоматические и их трогать не надо.
- "Тип компенсации" – здесь сверху вниз задаются типы компенсаций.
- "Годы" и "Месяцы" – берутся из начислений.
- "Тип сотрудничества" – варианты сотрудничества с исполнителями. По договору ИП, самозанятости, официальное трудоустройство, юр. лицо – юр. лицо и т.п.
- "Компании" – ваши компании, с которых осуществляется оплата.
- "Сортировка" – в левой колонке задаются подразделения, в правой – порядок их отображения в реестре сверху вниз.
- "Дата отчёта" – нужна для формул, фильтров и берётся из реестра.
Послесловие
Почему именно так организован данный шаблон, и почему нельзя просто заполнить сводную таблицу руками? Так звучит основной вопрос от любого, кто видит его в первый раз.
Неоднократно мы были свидетелями ситуаций, когда изначальные данные переносились руками из источников в сводные таблицы, затем в другие сводные таблицы. Всё это делалось разными людьми в разное время. Помимо бесполезной работы, это, естественно, вызывало множество ошибок, нагружающих бухгалтерию в конце месяца.
При возможности убрать человеческий фактор и избежать ошибок, автоматизировав "глупые" операции, лучше так и сделать. Это многократно окупится в будущем! Кроме того, имея в заготовке "чистые" данные, можно придать им любую структуру и визуальную форму.